2020 年 2 月摄于北京来广营
我总结过开会三大“烦”：到点儿不开始、到点儿不结束、内容与我无关。至于说流程不清晰、领导讲话长……其结果都是可以归类到这三项的。
所以，在过去一周组织视频会议的时候，我就想尽量避免这些问题。这 5 次会议的实际时长超过 13 小时，每次的内容、主题、参与者、主持人都不一样……到后面越来越流畅，大家的整体感受也是得到了提升的。这里分享一下我做的几个事情，随手可取可用。
1.会前必有议程、必有资料
最惨的会议不是被通知“来一起讨论下某某事项”，而是只被告知开个会，主题、议程、参会者等信息一无所知，整个人可能直到结束都是懵的。
怎么解决这个问题？这是我做的参会通知（点击查看全文），里面有详细的主题、主持人、起止时间、工具和参会者简历——真的是简历，每位参会者的照片、公司职位、履历和职业成就都有。
看了这个，你知道做什么、怎么做、和谁一起做。“与我何干”的问题可以解决。
当然了，根据不同的情况，这个议程资料可以是 word 文档、PDF 文档、视频、在线链接……
2.会前必有演练
主持人必须把会议流程演练一遍；需要和主持人配合的，要对会议结果负责的同学，也要一起进行演练。
这个演练就相当于演员上台之前的彩排。我们这 5 次会议每次都在 2 个小时以上，我在会前和每位主持人的电话沟通时间加起来应该都超过 1 小时的。
当然了，“投入越多，收获越多”，我们从整个筹备过程中也收获了不少，这个是仅参与会议的同学无感受到的。
3.会中必有计时
会议三大“烦”中的两个都和时间控制有关系，不是没有按时开始，就是没有按时结束。怎么破？
第一，可以采用事前告知的方式，“迟到发红包”；
第二，主持人坚持按时开始，不等候；
第三，发言过程有计时。所有的会议都会有人满嘴跑火车刹不住，这就必须用计时的方式来控制。谁来计时？专门设立一位计时员就好了嘛。这个是对大家都好的事情。
具体到我们在用的 ZOOM 视频会议，我负责计时。
工具是什么？我直接谷歌搜索 online timer，第一个结果就是网页版的倒计时，都不用再打开新的页面，直接输入时间点击回车就可以用；并且具有记忆功能，比如你这次倒计时 3 分钟，时间到了，点击 reset，又变成倒计时 3 分钟了，不用重新输入，十分方便。
如何让他人看到时间？直接用 ZOOM 的共享屏幕功能就可以了，共享你的浏览器界面即可。你还可以调整窗口或者放大页面，这样其他参会者看到的倒计时就更大更清晰了。
4.会后必有反馈
这里的反馈包含多个方面，具体到我做的是两个方面，一是请每人填写反馈表，对于组织流程、内容质量等进行打分；二是对会议讨论内容的整理。
其实完成反馈并没有实现闭环，把反馈内容落地才是闭环。这也是我们这一系列活动中，前两次超时严重、后三次基本按时结束的原因所在：我们随时复盘、不断精进来着。
基本上这就是关于会议中如何避免三大“烦”的一些实践。希望对你有用。
欢迎留言聊聊你讨厌的会议和你在用的开会技巧。
本文首发于微信公众号不能不讲理（ID：jiang3dao4li3）